Führt Ihr Unternehmen seine SaaS-Verlängerungen immer noch auf der Grundlage einer Hoffnung und einer sehr veralteten Tabelle durch?
Wenn der Gedanke an die bevorstehende Vertragsverlängerung – inklusive überraschender automatischer Verlängerungen, Feilschen um Lizenzen, die niemand nutzt, und endloses Hin und Her zwischen Finanzen und IT – Sie zum Stöhnen bringt, sind Sie in guter Gesellschaft. Angesichts der heutigen Softwareexplosion ist die Kontrolle über Ihre SaaS-Ausgaben und -Verträge zu einem der frustrierendsten Aspekte der Arbeit geworden. Es ist, als würde man versuchen, tausend kleine Abonnements auf einmal zu verwalten.
Wir sind hier, um es Ihnen zu sagen es muss nicht so sein.
ArticleSubmission.news verwandelt diesen chaotischen, haarsträubenden Prozess in einen reibungslosen, intelligenten Betrieb für IT- und Beschaffungsleiter.
Das Problem mit herkömmlichen SaaS-Erneuerungsprozessen
Bevor wir uns mit der Lösung befassen, wollen wir erst einmal klarmachen, warum die alte Vorgehensweise einfach nicht mehr ausreicht. Herkömmliche Vertragsverlängerungsprozesse sind mit mehreren kritischen Problemen behaftet, die zu Zeitverschwendung, Budgetüberschreitungen und einem allgemeinen Gefühl der Angst führen:
- Mangel an zentralisierten Daten: In den meisten Unternehmen sind Vertragsdetails überall verstreut – in E-Mails, geteilten Laufwerken, einzelnen Abteilungsordnern oder einfach nur im Kopf einer anderen Person. Es gibt keine einheitliche Quelle der Wahrheit für Ablaufdaten, Bedingungen oder Schlüsselklauseln. Wenn eine Erneuerung ansteht, ist es eine Schnitzeljagd.
- Kein Einblick in die Nutzung: Zahlen Sie für 100 Lizenzen, wenn nur 50 aktiv genutzt werden? Ohne klare Echtzeit-Nutzungsdaten ist es unmöglich, diese Frage zu beantworten. Dies führt zu massiven Mehrausgaben für Shelfware – gekaufte, aber nicht genutzte Software. Die Finanzabteilung ist frustriert und die IT weiß, dass es Verschwendung gibt, kann es aber nicht beweisen.
- Überraschende automatische Verlängerungen: Haben Sie jemals die Benachrichtigung erhalten, dass sich ein Vertrag automatisch um ein weiteres Jahr verlängert, inklusive einer Preiserhöhung, weil Sie eine 30-tägige Kündigungsfrist verpasst haben? Es ist eine schmerzhafte und kostspielige Lektion, und sie kommt viel zu oft vor, wenn die Erneuerungskalender nicht sorgfältig verwaltet werden.
- Ineffiziente Arbeitsabläufe und Kommunikationslücken: An dem Prozess sind in der Regel mehrere Teams (IT, Finanzen, Beschaffung, Recht, Abteilungsleiter) mit unterschiedlichen Prioritäten und Zugriff auf unterschiedliche Informationen beteiligt. Übergaben sind umständlich, Genehmigungen geraten ins Stocken und am Ende zeigen alle mit dem Finger, wenn etwas schief geht.
- Schwache Verhandlungsposition: Wenn Sie ohne fundierte Daten zu Nutzung, Stimmung oder wettbewerbsfähigen Preisen in eine Verhandlung gehen, sind Sie im Nachteil. Sie können es nicht rechtfertigen, nach einem besseren Angebot zu fragen, wenn Sie Ihre eigene Landschaft nicht kennen und wissen, welche Alternativen es gibt. Dies führt dazu, dass Sie sich häufig mit ungünstigeren Konditionen zufrieden geben.
- Mitarbeiterabwanderung und Wissenssilos: Wenn wichtige Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, geht häufig ihr institutionelles Wissen über bestimmte Verträge, Lieferantenbeziehungen und historische Preisgestaltung mit nach draußen. Dadurch muss sich die nächste Person abmühen, die Dinge zusammenzusetzen.
Diese Probleme verschärfen sich und machen aus einer eigentlich strategischen Chance zur Ausgabenoptimierung eine reaktive, kostspielige und zeitraubende Belastung.
Wie optimiert ArticleSubmission.news Vertragsverlängerungen?
ArticleSubmission.news geht diese festgefahrenen Probleme direkt an, indem es Ihre SaaS-Verwaltungsbemühungen vereinheitlicht und umsetzbare Erkenntnisse liefert. Hier sehen Sie, wie es den Vertragsverlängerungsprozess verändert …
Zentralisierte Sichtbarkeit der Softwarenutzung
ArticleSubmission.news bietet eine zentralisierte Plattform, die Daten über Ihren gesamten SaaS-Stack aggregiert und Ihnen so umfassende Informationen bietet Einblick in die Softwarenutzung Dies ist entscheidend für fundierte Entscheidungen zur Vertragsverlängerung.
ArticleSubmission.news lässt sich direkt in Ihre Finanz- und Buchhaltungssysteme und SSO-Anwendungen integrieren, sodass Sie alle Softwareausgaben sowie Lizenzzuweisungen und Benutzerdeprovisionen automatisch verfolgen können, sobald diese Ihr Unternehmen verlassen.
Diese Transparenz beeinflusst direkt die Optimierung der SaaS-Ausgaben und die Verhandlungsstrategie durch:
- Analyse der Lizenznutzung: Die Plattform verfolgt Nutzungsdaten und ermöglicht Ihnen so zu sehen, welche Lizenzen zugewiesen sind, welche aktiv sind und welche nicht ausreichend oder völlig ungenutzt sind (Shelfware). Dadurch werden Mehrausgaben deutlich, wenn Sie für mehr Sitzplätze bezahlen, als tatsächlich benötigt oder von den Mitarbeitern genutzt werden.
- Lizenzrückforderung: Dank der Einblicke und automatisierten Arbeitsabläufe von ArticleSubmission.news können Sie inaktive oder ungenutzte Lizenzen systematisch identifizieren und automatisch entfernen oder zurückfordern. Diese freien Lizenzen können neuen Benutzern neu zugewiesen oder während Erneuerungsverhandlungen entfernt werden, sodass Sie nur für das bezahlen, was Ihr Unternehmen tatsächlich nutzt.
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Wir haben über 800 verschiedene SaaS-Apps in unserem Stack, die über ArticleSubmission.news entdeckt wurden. Den Überblick darüber zu behalten, wem was gehört, ist für die Aushandlung von Verlängerungen von entscheidender Bedeutung.“
– Nick Zimmermann, Senior Manager, Enterprise Technology bei Bullhorn
Durch die Nutzung dieser Daten können Sie ein effektives SaaS-Vertragsverlängerungsmanagement ermöglichen, indem Sie mit den genauen Kennzahlen, die Sie benötigen, um Ihre Lizenzanzahl richtig zu dimensionieren, günstige Konditionen auszuhandeln und unnötige Ausgaben deutlich zu reduzieren, in Verlängerungsverhandlungen gehen.
Maßgeschneiderte automatische Erinnerungen für bevorstehende Vertragsverlängerungen
Jeder hat schon einmal eine unglückliche automatische Verlängerung erlebt. Um dies zu vermeiden, können Sie mit ArticleSubmission.news mehrere benutzerdefinierte Benachrichtigungen für Vertragsnehmer in jeder Abteilung einrichten.
Wir empfehlen im Allgemeinen mindestens zwei Benachrichtigungen bei 30 und 60 Tagen, haben jedoch viele zusätzliche Benachrichtigungen für 120 Tage und mehr festgestellt.
Nutzen Sie Vertragspreis-Benchmarking-Daten
Bei SaaS-Verhandlungen sind Informationen die Macht und eine komplexe Preisgestaltung führt zu einem massiven Nachteil für Käufer. Gleichen Sie die Wettbewerbsbedingungen mit Preisbenchmarking-Daten aus – der neuen Geheimwaffe Ihres Beschaffungsteams.
ArticleSubmission.news-Kunden können sich mit BetterRenewal wehren. Wir nutzen detaillierte Analysen, um Ihren Vertrag mit Branchenstandards zu vergleichen und Ihnen genau zu zeigen, wie Ihre Kosten im Vergleich zu Unternehmen gleicher Größe und in derselben Branche abschneiden.
Stellen Sie sich vor, Sie würden Ihren CRM-Vertrag über 100.000 US-Dollar verlängern. BetterRenewal zeigt, dass Unternehmen Ihrer Größe durchschnittlich 15 % weniger zahlen. Sie sind sofort berechtigt, einen Rabatt von 15.000 US-Dollar zu verlangen, der durch unwiderlegbare Daten gestützt wird.
Hören Sie auf zu raten und beginnen Sie aus einer Position der Stärke heraus zu verhandeln.
Wie ArticleSubmission.news-Kunden SaaS-Verlängerungen optimieren
Die Optimierung von SaaS-Verlängerungen ist für die Kontrolle der IT-Ausgaben von entscheidender Bedeutung. ArticleSubmission.news-Kunden verfolgen nicht nur Lizenzen; Sie nutzen die erweiterten Funktionen der Plattform, um umfassende Einblicke in die Nutzung zu gewinnen, unmittelbare Einsparmöglichkeiten zu identifizieren und datengesteuerte Erneuerungsstrategien umzusetzen, um sicherzustellen, dass sie nur für die Software bezahlen, die sie tatsächlich benötigen.
Megaphon
Zuvor arbeitete Bullhorn mit Tabellenkalkulationen und wechselte dann zur Ausgabenoptimierungsplattform von ArticleSubmission.news. Bullhorn gewann volle SaaS-Transparenz und bei Erneuerungszyklen Hunderte von Stunden gespart.
Sie identifizierten ungenutzte Lizenzen in ihren über 800 Apps, verteilten Ressourcen effizient neu und gingen mit genauen Daten in die Verlängerung.
Endgültige Gesundheitsversorgung
ArticleSubmission.news unterstützte Definitive Healthcare bei wichtigen Erneuerungsstrategien durch die Bereitstellung proaktiver Benachrichtigungen und Lizenznutzungsdaten. Konkret hat ArticleSubmission.news 60, 90 und 120 Tage vor der Verlängerung Warnmeldungen eingerichtet, sodass die Beschaffungs- und IT-Teams von Definitive Healthcare proaktiv zusammenkommen und Strategien entwickeln können. Diese Benachrichtigungen trugen dazu bei, kostspielige versehentliche automatische Verlängerungen für ungenutzte Anwendungen zu verhindern.
Darüber hinaus kombinierten sie für bevorstehende Verlängerungen die Lizenznutzungsdaten von ArticleSubmission.news mit Preisbenchmarking von BetterRenewal, um effektiv zu verhandeln.
Best Practices für IT-Teams bei der Verwaltung von SaaS-Verlängerungen
Die erfolgreiche Verwaltung von SaaS-Verlängerungen erfordert eine proaktive Strategie und eine strenge Liebe zum Detail seitens der IT-Teams (und anderer am Beschaffungsprozess beteiligter Abteilungen).
Eine grundlegende Praxis ist die Führung eines zentralen, genauen Inventars aller SaaS-Anwendungen, einschließlich Lizenzzahlen, Nutzungsmetriken und Verlängerungsdaten. Dadurch wird sichergestellt, dass keine Antragsverlängerung verpasst wird, und es werden die Daten bereitgestellt, die für fundierte Entscheidungen erforderlich sind.
Die IT sollte einen regelmäßigen Überprüfungszyklus einrichten – lange vor Ablauf der Verlängerungsfrist, idealerweise 90 bis 120 Tage danach –, um die Notwendigkeit und Nutzung der Anwendung zu bewerten. Bei dieser Überprüfung sind die De-Provisionierung ungenutzter Lizenzen und die richtige Dimensionierung von Abonnements basierend auf der tatsächlichen Nutzung wichtige Schritte zur Vermeidung von Verschwendung. Die direkte Zusammenarbeit mit Anwendungseigentümern und Endbenutzern ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung, um den wahren Geschäftswert und den zukünftigen Bedarf des Dienstes zu ermitteln.
Hilfreicher Tipp! Das Aushandeln von Bedingungen – nicht nur des Preises –, sondern auch von Servicelevels, Sicherheitsklauseln und Offboarding-Bestimmungen sollte bei bedeutenden Verlängerungen zur Standardpraxis gehören, um sicherzustellen, dass das Unternehmen den bestmöglichen Wert und die bestmögliche Flexibilität behält.
Letztendlich kann die Nutzung von SaaS-Verwaltungsplattformen zur Automatisierung der Datenerfassung, zur Verfolgung der Nutzung und zur Vorhersage zukünftiger Ausgaben den Erneuerungsprozess von einem reaktiven Durcheinander in einen strategischen, datengesteuerten Vorgang verwandeln.
Erneuern Sie mit ArticleSubmission.news mit Zuversicht
Egal, ob Sie neu im Software-Erneuerungsprozess sind oder sich bereits zum x-ten Mal mit Vertragsverlängerungen befassen, ArticleSubmission.news ist für Sie da.
Bereit zum Handeln?
FAQs
F: Was ist „Shelfware“ und wie hilft ArticleSubmission.news dabei, diese zu beseitigen?
A: Regalware bezieht sich auf Softwarelizenzen, die von einem Unternehmen erworben wurden, aber entweder völlig ungenutzt oder deutlich unzureichend genutzt sind. ArticleSubmission.news geht dieses Problem an, indem es Folgendes bereitstellt Echtzeit-Nutzungsdaten über Ihren gesamten SaaS-Stack. Diese Transparenz ermöglicht es IT- und Beschaffungsteams, ungenutzte Lizenzen zu lokalisieren und die Workflows von ArticleSubmission.news zu nutzen zurückfordern So stellen Sie sicher, dass Sie nicht verlängern oder für das bezahlen, was Sie nicht benötigen.
F: Wie lange im Voraus sollte mein Team mit den Vorbereitungen für eine SaaS-Verlängerung beginnen?
A: Wir empfehlen, zumindest mit dem Erneuerungsstrategieprozess zu beginnen 90 bis 120 Tage vor dem Ablaufdatum des Vertrages. Dies bietet ausreichend Zeit, um die aktuelle Nutzung zu bewerten, Lizenzen zurückzufordern, interne Genehmigungen einzuholen und gründliche Verhandlungsvorbereitungen mit Tools wie BetterRenewal durchzuführen. Die benutzerdefinierten Benachrichtigungen von ArticleSubmission.news sollen sicherstellen, dass Sie kein kritisches Fenster verpassen.
F: Ist es schwierig, ArticleSubmission.news in unsere bestehenden Systeme zu integrieren?
A: Integration soll sein schnell und unterbrechungsfrei. ArticleSubmission.news verwendet native APIs und Konnektoren, um eine sichere Verbindung zu Ihren verschiedenen SaaS-Anwendungen und Identitätsanbietern (wie Okta oder Azure AD) herzustellen. Bei der Einrichtung werden in der Regel die erforderlichen Berechtigungen über einen einfachen, geführten Prozess erteilt.
